Qui a l’obligation d’avoir une caisse enregistreuse ?
On lit souvent qu’il est obligatoire pour les commerçants de détenir une caisse enregistreuse depuis la nouvelle réglementation visant à lutter contre la fraude fiscale. C’est une lecture raccourcie des textes de loi qui n’imposent en réalité que la détention d’un logiciel de caisse sécurisé sous certaines conditions. Aucune obligation d’avoir une caisse enregistreuse n’est mentionnée dans la législation française.
Cependant, l’acquisition d’une caisse enregistreuse est vivement conseillée pour un certain nombre de professionnels. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, une caisse enregistreuse représente pour ces derniers un équipement à la fois fonctionnel et performant aussi bien au niveau des encaissements qu’au niveau de la gestion plus globale du commerce.
L’intérêt d’une caisse enregistreuse pour les commerçants
Gérer un commerce sans caisse enregistreuse est possible. Mais cela est beaucoup plus compliqué et complexe.
Une caisse enregistreuse est un outil qui va réellement simplifier la gestion du commerce. Les caisses actuelles ne se réduisent plus à une seule fonctionnalité, à savoir encaisser les paiements.
Elles sont aujourd’hui équipées d’un logiciel de gestion qui offre une multitude de fonctionnalités notamment la possibilité de :
suivre les ventes,
gérer les stocks,
suivre le chiffre d’affaires,
mettre en place un programme de fidélité,
gérer différents mode de paiement,
etc.
En utilisant une caisse enregistreuse, le commerçant évite les tracas liés aux reçus papier et à la gestion manuelle des fonds. En outre, une caisse enregistreuse peut l’aider à gérer son temps en automatisant de nombreuses tâches comptables et lui permettre de se concentrer sur d'autres aspects de son entreprise, comme le service à la clientèle et le marketing.
Certaines sont spécifiques à des types de commerces précis. Par exemple la gestion des happy hours pour les bars et les restaurants est un plus. Cette fonctionnalité réduit le risque d’erreur en appliquant directement le bon tarif en fonction de l’heure de saisie de la commande.
Une caisse enregistreuse est bien plus qu’un équipement dédié à l’encaissement. C’est un véritable assistant de gestion de l’activité commerciale avec la gestion des stocks, des plannings, etc.
Les obligations des commerçants en matière de caisses enregistreuses
Si un commerçant choisit de s’équiper d’une caisse enregistreuse, certaines obligations pèsent sur lui. Il doit s’assurer que la caisse enregistreuse est bien dotée d’un logiciel de caisse sécurisé. Cette obligation découle de la loi de finances de 2016 qui impose à chaque professionnel qui réalise des encaissements de s’équiper d’un logiciel de caisse certifié à compter du 1er janvier 2018.
Le but de cette réglementation est de limiter la fraude fiscale et d’empêcher la dissimulation de certains encaissements afin de ne pas payer la TVA associée.
Un commerçant peut-il se passer d’une caisse enregistreuse ?
Tout comme la caisse enregistreuse, le logiciel de caisse n’est pas un équipement obligatoire pour les commerçants. Toutefois ces derniers ont l’obligation de pouvoir fournir un reçu ou une note pour les paiements supérieurs à 25 euros. Réaliser ses reçus à la main est chronophage. Cela est possible si le commerçant a moins d’une dizaine de clients par jour. Mais passé un certain volume d’encaissement, la solution n’est plus viable. Cela complexifie également la tenue de la comptabilité et augmente le risque d’erreurs comptables.
Avec la fin progressive des tickets de caisse prévue pour 2023, on peut s’interroger sur la pertinence de l’argument relatif à l’édition d’une note. Il faut cependant savoir que le client conserve le droit de demander un ticket de caisse. Celui-ci peut être imprimé ou envoyé par mail. Là encore, l’utilisation d’une caisse enregistreuse simplifie grandement les démarches pour le commerçant.
Il est donc complexe pour un commerçant de se passer d’une caisse enregistreuse. Bien que non obligatoire, il s’agit d’un équipement essentiel pour le bon fonctionnement de l’entreprise commerciale. Il est possible d’opter pour l’achat d’une caisse enregistreuse neuve ou d’occasion ou pour la location d’un tel outil. Il existe également différents types de caisses enregistreuses : tactiles ou non, génériques ou spécifiques à une activité commerciale, etc.
De nombreux équipements peuvent compléter cet accessoire indispensable pour les commerçants :
imprimante de tickets de caisse, de bons (pour les restaurateurs) ;
tiroir caisse sécurisé ;
terminal de saisie portable ;
écran publicitaire ;
etc.
La caisse enregistreuse, un outil non obligatoire mais recommandé
En conclusion, aucun professionnel n’est obligé de s’équiper d’une caisse enregistreuse. Toutefois, l’achat ou la location d’un tel équipement est vivement recommandé pour simplifier la gestion du commerce. Il ne s’agit pas d’un simple outil d’encaissement mais d’un véritable assistant qui va permettre au commerçant de gagner du temps sur la tenue de sa comptabilité, les relations avec ses fournisseurs et ses clients, etc. La caisse enregistreuse réduit également le risque d’erreurs qui, au bout d’une année, peuvent représenter un certain manque à gagner.