Quelles sont les fonctionnalités primaires et secondaires d’une caisse enregistreuse ?
Aujourd’hui, les caisses enregistreuses ne ressemblent plus du tout à celles que l’on pouvait voir il y a quelques années. Elles sont quasiment toutes tactiles et équipées de fonctionnalités supplémentaires qui en font de véritables outils de gestion d’un commerce. D’ailleurs, on distingue les fonctionnalités primaires des fonctionnalités secondaires d’une caisse enregistreuse.
Les fonctionnalités primaires d’une caisse enregistreuse
On appelle fonctionnalités primaires d’une caisse enregistreuse les fonctions essentielles que toutes les caisses enregistreuses doivent gérer. Il s’agit notamment :
- de la saisie des articles ou des prestations vendus;
- du calcul du montant total du panier du client;
- de l’encaissement;
- de l’impression des tickets de caisse et relevés de caisse;
- de l’ouverture et de la fermeture du tiroir-caisse.
La saisie des articles ou des prestations vendus
Une caisse enregistreuse va permettre aux commerçants soit de saisir le prix des produits ou des services, soit de scanner le code barre, soit de directement sélectionner l’article ou la prestation sur l’écran tactile.
Le calcul du montant total du panier du client
L’utilité d’une caisse enregistreuse est de ne pas avoir besoin de faire soi-même le calcul ou d’utiliser une calculatrice. Elle calcule directement le montant total, applique le taux de TVA ainsi que les éventuelles promotions.
L’encaissement
Une caisse enregistreuse permet aux commerçants d’encaisser le règlement des clients. Aujourd’hui, il est quasiment habituel que les caisses enregistreuses acceptent tous les modes de paiement et enregistrent chaque transaction. Mais ce n’était pas le cas il y a quelques années.
L’impression des tickets de caisse
Bien que la fin des tickets de caisse soit programmée pour le 1er janvier 2023, c’est une fonctionnalité qui reste importante. En effet, l’article L. 541-15-10 du code de l'environnement dispose que l’impression systématique des tickets de caisse, des tickets de carte bancaire, des tickets de distributeurs automatiques et des bons d’achat sera interdite sauf demande expresse du client. Cela signifie donc que le client a toujours le droit de demander un ticket de caisse. Il s’agit simplement de la fin de l’impression systématique.
L’ouverture et la fermeture du tiroir caisse
Pour plus de sécurité, l’ouverture et la fermeture du tiroir caisse dépendent généralement de la caisse enregistreuse.
Les fonctionnalités secondaires des caisses enregistreuses
Aujourd’hui, les caisses enregistreuses, et notamment les caisses tactiles, ne se contentent pas de ces fonctionnalités primaires. Elles offrent d’autres fonctions qui les transforment en des alliées précieuses pour les commerçants : elles leur font gagner du temps, elles réduisent le risque d’erreur, elles permettent une vision plus globale de l’activité et elles assurent un suivi de différents postes essentiels.
Toutes les fonctionnalités secondaires ne sont pas présentes sur l’ensemble des caisses enregistreuses. Elles peuvent d’ailleurs être un critère de choix pour opter pour l’équipement le plus adapté aux besoins du commerçant.
On peut notamment citer les fonctionnalités suivantes :
- la gestion du stock : il est désormais possible de savoir précisément l’état du stock depuis une caisse enregistreuse dotée d’une telle fonctionnalité. Cela permet également de contrôler l’approvisionnement et même d’enregistrer directement les fournisseurs au sein du logiciel de caisse ;
- l’édition de rapport ou l’établissement de statistiques de vente : avec toutes les données collectées et enregistrées, la caisse enregistreuse peut éditer des rapports, fournir des statistiques. Tout cela va permettre au commerçant d’avoir une vision globale de son activité, de savoir les produits ou les prestations qui se vendent le mieux ou le moins, les plages horaires avec une plus grande fréquentation, etc. ;
- la gestion du programme de fidélité : beaucoup de commerces proposent aujourd’hui un programme de fidélité. C’est un argument de vente très apprécié de la clientèle. Il est beaucoup plus simple pour les commerçants de pouvoir gérer automatiquement le programme de fidélité depuis la caisse enregistreuse tactile. Cela permet de ne pas être tributaire de la carte de fidélité et de pouvoir créditer les points obtenus sur le compte client avec son nom, son code postal, son mail et/ou son numéro de téléphone ;
- l’intégration des nouveaux modes de paiement : aujourd’hui les paiements ne se limitent plus aux espèces, aux chèques et aux cartes bancaires. Les clients peuvent payer avec des chèques cadeaux, des bons cadeaux, leur téléphone, etc. Il est même possible d’installer des monnayeurs de caisse qui permettent d’encaisser plus rapidement les règlements en espèces et réduire le risque d’erreur dans le rendu monnaie ;
- la prise en compte des commandes en ligne : la crise sanitaire a changé la façon de consommer. Le click &collect est devenu une norme et beaucoup de commerces proposent maintenant les commandes en ligne ;
- la gestion du planning de rendez-vous ou de réservation : pour les commerçants qui proposent des services comme les restaurants, les salons de coiffure ou encore les instituts de beauté, certaines caisses enregistreuses permettent de gérer le planning de réservation ;
- la gestion du planning du personnel : les emplois du temps des collaborateurs peuvent être gérés directement depuis le logiciel de caisse dont sont équipées certaines caisses ;
- la possibilité de mettre un panier en attente : c’est une fonctionnalité qui peut se révéler très utile, notamment en cas d’afflux de clients ;
- la gestion des différents tarifs : il s’agit par exemple des happy hours ;
- etc.