Est-il obligatoire d'avoir une caisse enregistreuse ?

La réglementation relative aux encaissements et plus spécifiquement aux équipements utilisés par les commerçants a évolué depuis quelques années. Il est donc légitime de s’interroger sur l’existence ou non pour les professionnels de détenir une caisse enregistreuse ou, au moins, un logiciel de caisse.

Pour répondre brièvement à cette question, il n’existe aucune obligation pour les commerçants (ou tout autre professionnel) de s’équiper d’une caisse enregistreuse. Mais dans les faits, la réponse est moins simple. L’absence d’obligation est réelle mais les contraintes pratiques rendent l’utilisation d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de caisse vivement conseillée.

Caisse enregistreuse ou logiciel de caisse : quelles différences ?

Avant de rentrer dans les détails de la réglementation relative aux caisses enregistreuses, il peut être intéressant de rappeler les différences entre un logiciel de caisse et une caisse enregistreuse.

La caisse enregistreuse est un équipement utilisé pour encaisser les clients sur lequel est installé un logiciel de caisse. Elle peut être dotée d’un écran tactile, d’un tiroir-caisse, d’une imprimante ticket, etc. Elle peut également réaliser d’autres opérations que les simples encaissements. Les multiples utilisations qu’elle peut offrir dépendent du logiciel de caisse installé.

Ce dernier est une solution informatique qui peut être installé sur une caisse enregistreuse mais aussi sur un PC, une tablette, etc. Généralement, une caisse enregistreuse est vendue ou louée avec un logiciel de caisse installé d’origine dessus.

Opter pour une caisse enregistreuse est une solution qui permet de simplifier l’encaissement avec la possibilité d’avoir un écran tactile et d’autres équipements comme le tiroir-caisse.

Absence d’obligation d’avoir une caisse enregistreuse

Aucune obligation légale ne pèse sur les professionnels concernant la détention d’une caisse enregistreuse. Ils peuvent effectuer leurs encaissements "à la main", c’est-à-dire avec la tenue d’un registre d’encaissement papier et l’édition manuelle de factures. Néanmoins, cela peut rapidement devenir fastidieux dès lors que le nombre d’encaissements est important.

En revanche, il existe des obligations qui pèsent sur les professionnels dès lors que ces derniers sont équipés d’une caisse enregistreuse ou d’un logiciel de caisse.

Les obligations liées aux caisses enregistreuses et logiciels de caisse

Depuis le 1er janvier 2018, les commerçants qui utilisent une caisse enregistreuse ou un logiciel de caisse ont l’obligation d’enregistrer tous leurs encaissements à l’aide d’un logiciel de caisse sécurisé. Cette obligation concerne l’ensemble des commerçants, et plus généralement des professionnels, qui sont assujettis au paiement de la TVA dès lors qu’ils réalisent leurs opérations d’encaissement et d’enregistrement des règlements avec un logiciel de caisse, de comptabilité ou de gestion.

A savoir : seuls les micro-entrepreneurs qui réalisent des ventes au comptoir sont concernés par cette obligation. Les autres micro-entrepreneurs peuvent ne pas s’équiper d’un logiciel de caisse sécurisé afin de ne pas aller contre le principe même de ce statut qui est basé sur la simplification des obligations comptables.

Le principal objectif poursuivi par les pouvoirs publics avec cette obligation est de lutter contre la fraude fiscale et notamment le non-paiement de la TVA avec la dissimulation de certains encaissements réalisés en espèces.

Le non-respect de cette obligation est sanctionné par une amende de 7 500 euros. Cette dernière s’applique par logiciel non sécurisé utilisé, ce qui peut rapidement faire monter le montant de la sanction financière.

Pourquoi s’équiper d’une caisse enregistreuse est recommandé malgré l’absence d’obligation ?

Bien qu’aucune obligation légale ne pèse sur les commerçants, il est vivement conseillé pour ces derniers de s’équiper d’une caisse enregistreuse. Cet équipement présente de nombreux avantages pour leur activité :

• Le recours à un logiciel de caisse simplifie les procédures d’encaissement mais aussi la comptabilité, la gestion du stock, etc. C’est un gain de temps important et une réduction du risque d’erreur non négligeable.

• Les équipements d’une caisse enregistreuse simplifient le travail des équipes. Le fait de pouvoir taper une commande ou d’enregistrer les articles ou prestations achetées via un écran tactile rend l’encaissement beaucoup plus simple et rapide. Le calcul automatique du rendu monnaie évite les erreurs. L’application des réductions ou des différents taux de TVA est également une fonctionnalité très appréciée des équipes.

Dès lors que le volume des encaissements devient important, l’utilisation d’une caisse enregistreuse apparait inévitable. Elle facilite le travail de vos employés, simplifie vos opérations de comptabilité, réduit le risque d’erreurs.

Comment choisir sa caisse enregistreuse ?

Le choix d’une caisse enregistreuse doit se porter uniquement sur du matériel équipé d’un logiciel de caisse sécurisé, c’est-à-dire remplissant les 4 conditions suivantes :

• inaltérabilité des données comptables,

• sécurisation des données comptables,

• conservation des données comptables,

• archivage des données comptables.

Aujourd’hui, la quasi-totalité des caisses enregistreuses proposées sur le marché respectent ces conditions. N’oubliez pas de demander un certificat à votre fournisseur attestant du respect de la réglementation en vigueur sur les logiciels de caisse sécurisés.

Les critères de choix portent ensuite sur les éléments suivants :

• les fonctionnalités du logiciel de caisse installé,

• les équipements de la caisse enregistreuse : écran tactile, tiroir-caisse, imprimante tickets, etc.

Il convient de bien cerner vos besoins avant d’opter pour telle ou telle caisse enregistreuse. N’hésitez pas à solliciter les équipes commerciales de votre fournisseur pour obtenir des conseils entre plusieurs modèles.